Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy là một cách thức thống nhất cho phép người giám đốc dự án hình dung được những điều cần được thực hiện và làm thế nào để thực hiện điều đó. Những giá trị quan trọng nhất xuất hiện trong quá trình suy nghĩ cần thiết để chuẩn bị nên công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy. Đối với những nhà bảo trợ dự án hoặc các nhà lãnh đạo, khả năng truyền đạt thông tin ngay lập tức về tình trạng của dự án đem lại những lợi ích to lớn.
Hãy tưởng tượng vào một buổi chiều thứ Sáu, vị Chủ tịch công ty cho bạn biết rằng ông ta cần phải báo cáo với Hội đồng quản trị về dự án của bạn và tình trạng hiện tại của dự án trong giờ nghỉ trưa thứ Hai. Ông ta yêu cầu bạn cung cấp một bản tổng kết dự án có sử dụng cả văn bản, đồ thị và biểu đồ bao gồm các vấn đề về dự án trước, trong và sau thời điểm hiện tại; ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ chính; dự án đang được triển khai như thế nào về mặt ngân sách; dự án đã hoàn thành các mục tiêu nào; có những khó khăn lớn nào; và nói tóm lại là dự án hiện tại đang tiến triển ra sao - kèm theo một dự báo cho ba tháng sắp tới.
Việc cung cấp tất cả các thông tin này có thể dày bằng cả một cuốn sách. Bạn có thể cân nhắc sử dụng Microsoft Project, Primavera P3 hay một vài chương trình phần mềm quản lý dự án khác mà bạn vẫn thường xuyên sử dụng và soạn ra tất cả các dữ liệu được yêu cầu.
Nhưng vấn đề ở đây là thời gian hoàn thành một báo cáo như vậy. Bạn và nhóm dự án sẽ phải làm việc tiêu tốn rất nhiều công sức mà đáng ra sẽ được sử dụng cho dựán. Hiệu suất của dự án có thể sẽ giảm đi chỉ bởi vì vị Chủ tịch của bạn muốn có một bản báo cáo toàn diện như vậy.
Bên cạnh đó, bạn biết rằng Hội đồng quản trị cũng sẽ có rất ít thời gian. Các nhà quản lý cấp cao thường chỉ có thời gian lướt qua những điểm nổi bật nhất. Họ không thể đọc tất cả thông tin trong một bản báo cáo dài nhiều trang, thay vào đó họ sẽ tìm kiếm những con số cụ thể và những thông tin quan trọng nhất. Nếu bản báo cáo tỏ ra không hoàn thiện hoặc không thỏa đáng, họ sẽ tìm hiểu đến cùng. Do đó, bạn cần phải soạn tỉ mỉ và thấu đáo cả những tin tốt và tin xấu.
Bạn sẽ làm gì? Bạn nên hoãn việc triển khai của mình, dành toàn bộ thời gian cuối tuần và một số người giỏi nhất để chuẩn bị một bản báo cáo như vậy hay bạn nên làm một mình trong khả năng tốt nhất có thể và hy vọng rằng Hội đồng quản trị sẽ bị phân tán bởi những vấn đề khác trước bữa ăn trưa của họ và do đó sẽ không soi mói như mọi khi?
Giải pháp tốt nhất tất nhiên không phải là hai giải pháp trên. Điều bạn cần làm ngay từ giai đoạn đầu của dự án là sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy của bạn. Việc này có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và không làm ảnh hưởng xấu đến hiệu suất của dự án. Tất cả các thông tin yêu cầu có thể được tổng kết trong vòng một trang sử dụng các đồ họa trực quan và giàu ý nghĩa mà ngay cả một nhà quản lý cấp cao và thành viên Hội đồng quản trị bận bịu nhất cũng sẽ lĩnh hội một cách nhanh chóng và thấu đáo.
Đó là lời hứa của công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy - nó sẽ truyền tải tất cả các thông tin quan trọng nhất mà một cổ đông của dự án cần biết và cung cấp các thông tin này một cách kịp thời, dễ hiểu và theo một bố cục đơn giản. Từ kinh nghiệm của tôi trong công tác quản lý nhiều dự án - từ các dự án tổ chức kỷ niệm 200 năm Hiến pháp Hoa Kỳ với ngài Chánh án tối cao Warren Berger, cho tới dự án triển khai một giải pháp SAP đến toàn doanh nghiệp, xây dựng một trung tâm phân phối tự động, kế hoạch giành một giải thưởng về quản lý được nhiều người khao khát, tái cấu trúc một quy trình kinh doanh chủ chốt, tung ra một lĩnh vực kinh doanh Internet mới, đã được nhận chứng chỉ ISO 9000 - thì công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã thực sự đem lại kết quả. Nó cho mọi người biết và tập trung vào những điều quan trọng, làm rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì và theo dõi tiến độ của dự án dựa trên một số biến số - tất cả chỉ trong một tờ giấy viết thư cỡ 20cm x 27cm đơn giản.
Điều này liệu nghe có vẻ như quá tốt nếu nó là sự thực? Đó là phép thuật hay có thật? Hãy đọc cuốn sách và bạn sẽ thấy rằng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy này có thể thực hiện mọi điều đã hứa.
